Note d'information concernant la gestion de vos données dans le cadre de l'information médicale, la réclamation qualité et la pharmacovigilance

Menarini France

 

INTRODUCTION
L’information suivante délivrée par Menarini France (ci-après dénommé “société”, “responsable de traitement”, ou “nous”) est à destination de toute personne contactant le standard de la société pour des questions ayant trait à la pharmacovigilance, l’information médicale ou les réclamations portant sur la qualité de nos produits. Dans ce cas votre appel sera transmis aux services concernés.

RESPONSABLE DU TRAITEMENT DES DONNÉES ET DPO
Le Responsable du traitement des données est MENARINI France, dont le siège est situé 1 rue du Jura, BP 40528, 94633 Rungis Cedex (« Responsable du traitement »).

Vous pouvez contacter le Responsable du traitement à l’adresse suivante :dpl@menarini.fr
Le Délégué à la protection des données (« DPO ») peut également être contacté à l’adresse suivante : dpo@menarini.com.

QUELLES DONNÉES TRAITONS-NOUS ?
Nous traitons les données à caractère personnel ordinaires (par exemple: nom, prénom, numéro de téléphone...) et sensibles, en particulier des informations pouvant se rapporter à votre état de santé. Il s’agit notamment de toutes les informations que vous nous communiquez dans le cadre de vos contacts téléphoniques ou dans toute autre correspondance.
Si vous appelez le standard pour des questions ayant trait à la pharmacovigilance, l’information médicale ou les réclamations portant sur la qualité de nos produits, votre appel sera transmis aux services concernés. Votre numéro pourra être automatiquement détecté et le cas échéant, les enregistrements de messages que vous pouvez laisser dans les messageries vocales seront associés à votre numéro. Nous vous informons que, chaque fois que vous fournissez
des données personnelles appartenant à des tiers, vous devez préalablement leur avoir fournit cette notice et, si la loi l’exige, avoir recueilli leur consentement.

POUR QUELLES RAISONS TRAITONS-NOUS VOS DONNÉES PERSONNELLES ?
Nous vous informons que vos données peuvent être traitées par le responsable de traitement pour les finalités suivantes:

(i) la gestion de vos demandes, qui peut inclure, les demandes d’information médicale ainsi que les remarques ou les réclamations portant sur la qualité de nos produits.

(ii) la gestion des remontées concernant la pharmacovigilance notamment les effets indésirables

La base légale pour réaliser les traitements ci-dessus est l’article 9.2 (i) du RGPD.

(iii) la réalisation d’analyses statistiques internes sur l’efficacité de nos services et la qualité de nos produits

La base légale pour réaliser le traitement ci-dessus est l’article 6.1 (f) du RGPD.

Enfin, nous pouvons également être amenés à traiter vos données à caractère personnel ordinaires et sensibles pour protéger nos droits dans le cadre de procédures légales ou pour appliquer le Code de déontologie du Groupe Menarini (Articles 6.1.(f) et 9.2.(f) du RGPD).
Toutes vos données sont traitées manuellement ou électroniquement, sur papier ou à l’aide d’équipements et de logiciels adaptés, qui garantissent une sécurité et une confidentialité.

Nous avons besoin de vos données pour vous fournir les services décrits ci-dessus. La non-fourniture des données obligatoires nécessaires au traitement de vos demandes nous empêchera de vous fournir le service attendu. La non fourniture des données facultatives n’aura aucune conséquence sur le service fourni ou/et le traitement de votre demande.

COMMENT TRAITONS-NOUS VOS DONNÉES ?
Conformément aux dispositions de l’art. 5.1.(c) du RGPD, nous minimisons l’utilisation des données personnelles identifiantes. Nous ne les traitons que pour atteindre les objectifs indiqués dans ce document. Les données seront stockées aussi longtemps que nécessaire pour poursuivre les finalités pour lesquelles elles ont été collectées, et dans tous les cas le critère pour déterminer la période de conservation des données est basé sur le respect des conditions fixées par les lois applicables, ainsi que les principes de minimisation des données, de limitation du stockage et de gestion des archives.

COMMENT ASSURONS-NOUS LA SÉCURITÉ ET LA QUALITÉ DE VOS DONNÉES PERSONNELLES ?
Menarini s’engage à assurer la sécurité de vos données et à respecter les mesures de sécurité prévues par les lois applicables pour prévenir les pertes de données, l’accès non autorisé ou illicite à vos données ou leur utilisation, y compris, mais sans s’y limiter, les arts. 25-32 du RGPD..

Menarini utilise un certain nombre de solutions et de procédures de sécurité technologiques conçues pour protéger vos données personnelles ; par exemple, vos données sont stockées sur des serveurs sécurisés situés dans des lieux d’accès restreint et protégé.

QUI PEUT AVOIR ACCÈS A VOS DONNÉES ?
Pour les finalités décrites dans ce document, le personnel autorisé à traiter vos données à caractère personnel appartient aux catégories suivantes : personnel chargé de la pharmacovigilance, de l’information médicale et de l’assurance qualité, techniciens informatiques, ainsi que d’autres membres du personnel devant traiter ces données dans le cadre de leurs tâches.

Les données peuvent également être communiquées, dans des pays hors de l’Union Européenne, (« Pays tiers »)à d'autres sociétés du groupe Menarini, aux mêmes fins et / ou à des fins administratives, conformément à l'art. 6.1. (f) et considérant 48 du RGPD.

En outre, les données peuvent également être communiquées dans des Pays Tiers, à: (i) des institutions, autorités, entités publiques à des fins institutionnelles ; (ii) des professionnels, des consultants indépendants (travaillant individuellement ou en partenariat) et d’autres tiers ou des prestataires qui fournissent à la Société des services commerciaux, professionnels ou techniques (par exemple, des prestataires de services informatiques et de cloud), y compris des centres d'appels externalisés, aux fins de la réalisation des objectifs décrits plus hauts (iii) des tiers en cas de fusion, d’acquisition, de prise de contrôle d’une entreprise ou d’une branche, d’audit ou d’autres opérations extraordinaires; (iv) des organismes de surveillance, basés à l’adresse du responsable du traitement, pour exercer leurs propres activités de contrôle et appliquer le code de conduite du groupe Menarini. Ces organismes ne traiteront que les données requises pour leurs missions et s'engageront à ne les utiliser qu'aux fins susmentionnées, et à les traiter conformément à la loi.

Les données peuvent en outre être communiquées aux destinataires identifiés par les lois applicables.

Comme indiqué ci-dessus, les données ne sont pas partagées avec d’autres tiers (personnes physiques ou morales) qui ne fournissent aucun service technique, professionnel ou commercial au responsable de traitement, et ne seront pas diffusés. Les destinataires traitent les données en tant que contrôleurs de données, responsables du traitement de données ou personne autorisée à traiter des données à caractère personnel, le cas échéant, aux fins indiquées cidessus et dans le respect des lois applicables.

En ce qui concerne les transferts de données vers des Pays Tiers (y compris les pays qui ne peuvent pas accorder le même niveau de protection que les lois de l'UE au droit à la «confidentialité des données»), le responsable de traitement vous informe que les données seront transférées conformément à l'une des méthodes décrites dans le RGPD, à savoir votre consentement, l'adoption de clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne, la sélection de destinataires inscrits à des programmes pour la libre circulation des données (par exemple, le bouclier de protection des données UE-États-Unis) ou opérant dans des pays considérés comme sûrs par la commission européenne.

VOS DROITS
Vous pouvez à tout moment exercer les droits qui vous sont conférés par les articles. 15-22 du RGPD, y compris : le droit de savoir si nous traitons vos données, le droit d’en vérifier le contenu, l’origine, l’exactitude, l’emplacement (y compris les Pays Tiers où elles pourraient être), d’en demander une copie, de demander qu’elles soient rectifiées et, si prévu par la loi applicable, d’obtenir la restriction de leur traitement, leur effacement, ou de s’opposer à leur traitement, le droit de retirer le consentement que vous avez donné (sans préjudice de la légalité du traitement effectué avant le retrait) en écrivant à l’adresse postale de Menarini France indiquée ci-dessus ou par e-mail à l’adresse suivante :dpl@menarini.fr.

De même, vous pouvez soumettre toute remarque que vous pourriez avoir sur le traitement de vos données que vous considérez comme inappropriées en écrivant par courriel au DPO (dpo@menarini.com) ; vous pouvez également déposer une plainte auprès de la CNIL (Commission nationale de l’Informatique et des Libertés).

IMP/APH/CMP/15 Version 1


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