INTRODUCTION

La protection des données personnelles et le respect de la vie privée constituent des facteurs majeurs de confiance qui nous permettent de bâtir des relations fortes et durables avec tous nos interlocuteurs, en particulier avec les professionnels de santé et les patients.

La protection de vos données personnelles constitue une priorité et nous souhaitons vous informer par l’intermédiaire de la présente notice d’information de la manière dont nous collectons, traitons et protégeons ces données obtenues dans le cadre de nos interactions et des choix qui s’offrent à vous.

Si vous communiquez avec nous en ligne, veuillez également voir la notice d’information sur les données personnelles affichée sur les sites Web de Relife France, Menarini France et NHS (Ci-après « nous » ou les « Sociétés »).

FINALITÉS ET BASES LÉGALES

Menarini France, Relife France et NHS en tant que responsables de traitement conjoints collectent, traitent, conservent et transfèrent des informations à votre sujet sous forme papier et électronique. Ces informations sont uniquement utilisées pour les finalités suivantes :

1. Les activités d'information scientifique et technique que nous couvrons :

La gestion et le suivi de l’activité d’information par démarchage ou prospection visant à la promotion des médicaments dans le respect de la Charte et du Référentiel de Certification en vigueur, en fonction de vos besoins et/ ou préférences professionnelles (base légale : intérêt légitime), ce qui comprend les informations et contenus liés aux visites de nos représentants, à votre participation à des événements ou à des contacts téléphoniques

Les remontées de remarques ou observations relatives à la qualité de la visite médicale (base légale : intérêt légitime),

La communication médicale et scientifique non personnalisée envoyée par des moyens numériques (par exemple, par courrier électronique), (base légale : intérêt légitime),

La possibilité de participer à des sondages, enquêtes ou études de marché (base légale : intérêt légitime),

La possibilité de participer à des réunions scientifiques ou d’autres évènements (base légale : intérêt légitime).

1. La communication digitale non personnalisée relative aux Sociétés et sur nos produits, y compris les communications scientifiques (base légale : intérêt légitime);
2. La personnalisation de nos contenus digitaux et /ou de l’activité scientifique d'information, y compris les communications techniques, institutionnelles ou relatives à nos produits. Cette personnalisation se fonde sur le suivi de vos besoins, vos préférences et vos intérêts professionnels exprimées par vous dans les contacts avec nos Sociétés (base légale : consentement)

Par ailleurs, nous collectons ces informations aussi pour les besoins suivants :

-                La satisfaction, à nos obligations réglementaires de surveillance et de déclaration, notamment celles qui sont liées à la transparence, à l’encadrement des avantages, à la lutte contre la corruption, à des évènements indésirables, à des réclamations sur nos produits et à leur sécurité d’emploi (base légale : obligation légale)

-                La gestion des relations entre les Sociétés et vous, dont dans le cadre d’un contentieux ou d’un précontentieux (base légale : intérêt légitime),

-                Le suivi de la conclusion et l’exécution d’un contrat conclu avec vous, et notamment, lorsque cela est nécessaire, le paiement de la rémunération et le remboursement de frais professionnels (base légale : exécution du contrat).

DONNÉES COLLECTÉES

Les principales catégories de données personnelles que nous collectons sont les suivantes :

-        Nom et prénom,

-        Coordonnées (Adresse postale du lieu d’exercice, adresse e-mail professionnelle, numéro de téléphone professionnel),

-        Si nécessaire, votre situation professionnelle (profession, spécialité médicale, parcours professionnel et cursus universitaire, titre, mode d’exercice et établissement de rattachement) ;

-        Si nécessaire votre numéro URSSAF ou votre numéro de sécurité sociale

-        Si nécessaire, vos coordonnées bancaires

-        Numéro RPPS,

-        Informations concernant vos interactions (promotionnelles et/ou non promotionnelles) avec les Sociétés (fréquence, date, type de contact, etc.),

-        Toute autre donnée fournie par vous,

-        Données relatives à votre utilisation et/ou votre consultation, de notre matériel d'information électronique / numérique,

-        Autres informations relatives aux préférences que vous avez exprimées lors de vos interactions avec les Sociétés.

Le traitement de vos données est nécessaire afin de permettre de mener à bien nos activités d'information scientifique et technique. Nous vous demandons ainsi de nous fournir au moins les données ci-dessus mises en évidence en caractères gras : si vous refusez, nous ne pourrons vous adresser aucune activité d'information scientifique et technique. Inversement, la communication de toutes les autres données est facultative - votre refus/objection ne nous empêchera pas nous de vous adresser des activités d'information scientifique et technique.

Aucune donnée non nécessaire aux finalités énoncées ci-dessus ne sera collectée par les Sociétés.

Les intérêts légitimes poursuivis par les Sociétés sont mis en balance avec vos intérêts, libertés et droits fondamentaux qui exigent une protection de vos données personnelles. Les intérêts des Sociétés ne peuvent prévaloir par rapport aux vôtres. Vous pouvez demander des précisions relatives à la mise en balance entre les intérêts légitimes poursuivis par les Sociétés et les vôtres.

SOURCE DES DONNÉES

Vos données peuvent être collectées directement auprès de vous (lorsque nous sommes en contact direct avec vous) ou à partir de sources accessibles au public telles que le répertoire partagé des professionnels de santé (RPPS), le répertoire ADELI, l’annuaire santé ou les sites internet des établissements de santé.

Vos données peuvent également être collectées auprès d’IQVIA, prestataire spécialisé nous fournissant la base de données OneKey. Cette base de données a pour responsable de traitement la société IQVIA Opérations France, Tour D2 - 17bis place des Reflets TSA 64567 - 92099 Paris La Défense Cedex, 347 939 415 RCS Nanterre. Pour en savoir plus sur la manière dont IQVIA utilise et protège vos données et pour l’exercice de vos droits à la protection de vos données personnelles incluses dans cette base, veuillez-vous rendre à l’adresse suivante http://iqvia.com/OneKeyFranceFR ou contactez IQVIA à l’adresse onekeyfrance@iqvia.com.

DURÉE DE CONSERVATION DES DONNÉES

Nous conserverons vos Données personnelles aussi longtemps que nécessaire ou permis eu égard à l’objet ou aux objets de leur obtention et tel qu’exposé dans cette notice d’information.

La détermination de la durée de conservation s’appuie sur les critères suivants :

-                la durée pendant laquelle nous entretenons une relation continue avec vous et pendant laquelle nous mettons le site à votre disposition

-                le fait que nous soyons ou non sujets à une obligation légale

-                la durée du contrat conclu avec vous,

-                en cas de litige, la durée de la procédure jusqu’à expiration des voies de recours ordinaires et extraordinaires,

-                le fait que la conservation soit recommandée eu égard à notre position juridique (par rapport à l’application des conditions d’utilisation du site, aux règles de prescription applicables, aux litiges ou aux enquêtes réglementaires).

DESTINATAIRES ET TRANSFERTS HORS UE

Les données peuvent être traitées par nos collaborateurs appartenant aux catégories suivantes : personnel administratif, représentants des Sociétés, chefs de produits et de gamme. Les données peuvent également être traitées par tous les autres membres du personnel en raison de leurs fonctions. En outre, en application des articles 6, considérant 52 du règlement, les données peuvent être communiquées pour des besoins organisationnels, administratifs, financiers et comptables à la société mère A. Menarini IFR S.r.l., basée à Florence (Italie), ainsi qu'aux autres sociétés du groupe Menarini, y compris celles situées dans des pays non membres de l'UE ("pays tiers").

Vos données personnelles pourront être communiquées à différents partenaires ou prestataires avec lesquels nous collaborons notamment mais de façon non exhaustive pour la gestion du système informatique, la mise en place d’enquêtes ou d’études de marché et l’organisation d’évènements. Ces prestataires sont soumis à une obligation de confidentialité.

Vos données pourront également être transmises à l’établissement de santé au sein duquel vous exercez votre activité si ce dernier en fait la demande ou si cette disposition est prévue dans les règles de visite imposées par la Direction de votre établissement, aux autorités, juridictions et administrations compétentes (notamment ANSM) et à l’Observatoire national de l’information promotionnelle (ONIP) chargé de mesurer la qualité des pratiques de promotion en France.

Vos données pourront par ailleurs être transmises à tout éventuel acquéreur actuel ou futur des Sociétés en cas de transaction commerciale, telle qu'une vente, une fusion ou une acquisition.

Vos données personnelles seront accessibles à IQVIA (fournisseur du logiciel de gestion de la relation client et pour l’amélioration de la qualité de la base OneKey).

Vos données au format papier peuvent être hébergées auprès d’un prestataire spécialisé dans l’archivage.

Vos données au format électronique sont hébergées sur les serveurs informatiques de Menarini situés dans l’Union Européenne.

En ce qui concerne les transferts de données vers des pays tiers - y compris les transferts vers des pays qui peuvent garantir les mêmes normes de protection que les différentes législations applicables sur la vie privée, nous vous informons que le traitement des données n'aura lieu que conformément aux dispositions prévues par les lois en vigueur, telles que, par exemple, votre consentement, l'adoption de clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne, la sélection de partenaires commerciaux opérant dans des pays considérés comme sûrs par la Commission européenne. Pour plus d’informations sur les garanties mises en place pour les transferts de vos données hors de l’Espace Economique Européens, et pour en obtenir une copie, nous vous invitons à consulter le Délégué à la Protection des Données dont les coordonnées figurent à la section « Vos droits »

CARACTÈRE RÉGLEMENTAIRE DE LA FOURNITURE DES DONNÉES

Pour les finalités décrites au 1., 2. et 3. du paragraphe « Finalités », le traitement de vos données ne revêt aucun caractère réglementaire ou contractuel et la non-fourniture de vos données n’a aucune conséquence à votre égard.

Dans le cadre d’une relation établie entre les Sociétés et vous (par exemple, un rendez-vous avec un délégué) et pour les finalités décrites aux autres alinéas du même paragraphe, le traitement de vos données a un caractère réglementaire (tel qu’imposé par des textes légaux auxquels les Sociétés sont soumises) et la non-fourniture de vos données peut empêcher le maintien des relations entre les Sociétés et vous.

De la même manière, si vous ne fournissez pas les données nécessaires à la conclusion et/ou à l’exécution d’un contrat auquel vous seriez partie, nous ne serons pas en mesure de pouvoir procéder à l’établissement dudit contrat.

Dans tous les cas, la personnalisation mise en place par les Sociétés a pour objectif principal de rationaliser l’activité d’information promotionnelle ainsi que de livrer des contenus censés être plus en adéquation avec vos besoins, vos préférences et vos centres d'intérêt. Elle n’a pas de conséquence individuelle significative à votre égard. Aucune décision automatisée vous concernant n’est prise par les Sociétés.Vous pourrez toujours révoquer votre consentement. Dans de telles circonstances, vous ne recevrez plus de contenus personnalisés.

RÈGLEMENT GÉNÉRAL SUR LA PROTECTION DES DONNÉES

Ce règlement européen a été conçu pour renforcer la protection de vos données personnelles.

Les Sociétés confirment que :

-                Un Délégué à la Protection des Données (DPO) a été nommé au sein de Menarini et est à votre écoute pour toute demande ou réclamation concernant le traitement de vos données personnelles (voir coordonnées ci-dessous)

-                Toutes vos données sont traitées de manière licite, loyale et transparente

-                Un niveau de sécurité approprié est garanti pendant toute la durée du traitement et de la conservation de vos données

-                Toutes les données personnelles conservées par les Sociétés seront maintenues exactes et à jour

-                Toutes les mesures nécessaires sont prises pour éviter une violation, une perte ou une modification de vos données personnelles.

Toutefois, Menarini France est la société (parmi les co-responsables de traitement) spécifiquement chargée d'assurer la sécurité des opérations de traitement, de gérer les réponses aux personnes concernées et de coopérer avec les autorités compétentes.

VOS DROITS

Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’opposition (pour des motifs tenant à votre situation particulière) et d’effacement de vos données, d’un droit à la limitation du traitement, d’un droit à la portabilité de vos données dans certains cas ainsi que du droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Vous pouvez librement accepter ou refuser les interactions avec les Sociétés dans le cadre de la prospection et du démarchage (par exemple vous pouvez refuser les visites effectuées par des délégués des Sociétés). En particulier, vous pouvez vous opposer à la personnalisation ou demander à être retiré de la base « OneKey » gérée par IQVIA, sans avoir à vous justifier. De même, vous pouvez vous opposer, à tout moment et sans avoir à vous justifier, à être destinataire de nos campagnes de communication.

Toutefois, lorsque vous acceptez d’interagir avec les Sociétés, les traitements qui relèvent d’une obligation légale conformément à la Charte et au Référentiel de certification de l’information promotionnelle (par exemple, la planification et la traçabilité des interactions entre les Sociétés et vous) ne peuvent pas faire l’objet d’une demande d’effacement ou d’opposition.

Vous pouvez exercer vos droits directement par mail à l’adresse suivante : dpl@menarini.fr

Vous pouvez également utiliser le formulaire de demande de rectification en ligne disponible sur notre site www.menarini.fr dans la rubrique «Contact».

Par ailleurs, vous pouvez également contacter en Italie le délégué à la protection des données à l’adresse suivante dpo@menarini.com.

Vous pouvez, à tout moment, introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle en particulier dans l’État membre dans lequel se trouve votre résidence habituelle, votre lieu de travail ou le lieu où vous estimez qu’une violation de la réglementation aurait été commise (par exemple, la CNIL).

CONTACT

Pour l’exercice de vos droits ou toute demande d’information complémentaire, question ou réclamation, vous pouvez nous contacter par courrier à Data Privacy Liaison, Menarini France/ Relife France / NHS, 1 rue du jura, 91450 Rungis Cedex ou par e-mail à dpl@menarini.fr.

Vous pouvez également contacter en Italie le délégué à la protection des données à l’adresse suivante dpo@menarini.com